Excel技巧之对超过3列的数据排序

对于许多经常使用Excel排序功能的用户来说，“排序”对话框只允许一次性设置3个关键字的限制实在难以满足需要。在如图1所示的工作表中，有一个5列数据的表格，如果需要按从左向右为关键字次序来排序，就成了一个难题，当单击菜单“数据”→“排序”后，在如图2所示的“排序”对话框中，无法设置“完成日期”和“责任人”字段。

图1  包含5列的表格

图2  只能设置3个关键字的“排序”对话框

事实上，Excel的排序的关键字并不受上图中这个对话框的限制，是可以按任意数量的列作为关键字来排序的。用户只需要把握一个原则，就可以实现对超过3列的数据进行排序：在多列表格中，先被排序过的列，会在后面按其他列为标准的排序过程中，尽量保持自己的序列。

所以，对多列进行排序时，要先排序较次要（或者称为排序优先级较低）的列，后排序较重要（或者称为排序优先级最高）的列。

在本例中，因为列数并不多，甚至可以放弃使用“排序”对话框，而改用工具栏上的“升序排列”按钮，依次对“责任人”、“完成日期”、“开始日期”、“项目”、“类别”列进行排序。

另外，也可以通过使用两次“排序”对话框来完成排序：在第一次使用时，将“完成日期”作为主关键字，将“责任人”作为次要关键字；在第二次使用时，按图2所示进行设置。

最近完成的排序效果如图3所示。

图3  多列排序最后效果